Новые сроки хранения документов

C 18 февраля 2020 года изменились сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов.

Вступает в силу новый Перечень, утвержденный Приказом Федерального архивного агенства от 20.12.2019 г. № 236.

Наиболее важные изменения:

  • Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов — 5 лет;
  • Счета-фактуры — 5 лет;
  • Реестр сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами — 5 лет;
  • Документы о получении заработной платы и других выплат (при наличии лицевых счетов) — 6 лет;
  • Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) – 75/50 лет (до 01.01.2003 – хранить 75 лет, после 01.01.2003 – хранить 50 лет);
  • Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения — 5 лет;
  • Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении – 75/50 лет;
  • График отпусков — 3 года;
  • Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы — 5 лет;
  • Бухгалтерская отчетность: годовая — постоянно, промежуточная — 5 лет.

Более подробные изменения сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов приведены в таблице:

Вид документации До 18 февраля 2020 г. После 18 февраля 2020 г. Примечание
Документы по заработной плате
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет
Документы о получении заработной платы и других выплат – при наличии лицевых счетов 5 лет 6 лет
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате 75 лет 75/50 лет Срок их хранения теперь зависит от даты окончания делопроизводства по таким документам: – до 01.01.2003 – хранить 75 лет, – после 01.01.2003 – хранить 50 лет
Налоговые документы
Счета-фактуры 4 года 5 лет
Налоговые декларации по всем видам налогов и сборов 5 лет 5 лет
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) 75/50 лет Ранее прямой нормы для расчетов по страховым взносам не было. Перечень N 558 предусматривал сроки хранения только для расчетных ведомостей по взносам в ФСС: – квартальные – 5 лет; – годовые – постоянно
Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения 5 лет 5 лет
Книги учета доходов и расходов при применении УСН постоянно 5 лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом 5 лет
Трудовые договоры
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 75 лет 75/50 лет Срок их хранения теперь также будет зависеть от даты окончания делопроизводства по таким документам: – до 01.01.2003 – хранить 75 лет, – после 01.01.2003 – хранить 50 лет
Документы по отпускам
График отпусков 1 год 3 года
Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков 3 года 5 лет
Первичные документы
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы:
– кассовые документы и книги,
– банковские документы,
– корешки денежных чековых книжек,
– ордера,
– табели,
– извещения банков и переводные требования,
– акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов,
– квитанции, накладные и авансовые отчеты,
– переписка
5 лет 5 лет Общий срок хранения не изменился, но в случае возникновения споров, разногласий документы нужно будет хранить до принятия решения по делу
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты, обязательства, переписка) 5 лет 5 лет Общий срок хранения не изменился, но применяется он только при условии погашения долга. Если задолженность не погашена и через 5 лет после образования, документы нужно продолжать хранить
Бухгалтерская отчетность
Бухгалтерская отчетность – годовая Постоянно Постоянно Ранее предусматривался срок хранения квартальной отчетности – 5 лет, а ежемесячной – 1 год. Теперь такие виды отчетности объединены в промежуточную
– промежуточная 5 лет /
1 год
5 лет