Новые сроки хранения документов
C 18 февраля 2020 года изменились сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов.
Вступает в силу новый Перечень, утвержденный Приказом Федерального архивного агенства от 20.12.2019 г. № 236.
Наиболее важные изменения:
- Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов — 5 лет;
- Счета-фактуры — 5 лет;
- Реестр сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами — 5 лет;
- Документы о получении заработной платы и других выплат (при наличии лицевых счетов) — 6 лет;
- Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) – 75/50 лет (до 01.01.2003 – хранить 75 лет, после 01.01.2003 – хранить 50 лет);
- Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения — 5 лет;
- Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении – 75/50 лет;
- График отпусков — 3 года;
- Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы — 5 лет;
- Бухгалтерская отчетность: годовая — постоянно, промежуточная — 5 лет.
Более подробные изменения сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов приведены в таблице:
| Вид документации | До 18 февраля 2020 г. | После 18 февраля 2020 г. | Примечание |
| Документы по заработной плате | |||
| Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
|
| Документы о получении заработной платы и других выплат – при наличии лицевых счетов | 5 лет | 6 лет |
|
| Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате | 75 лет | 75/50 лет | Срок их хранения теперь зависит от даты окончания делопроизводства по таким документам: – до 01.01.2003 – хранить 75 лет, – после 01.01.2003 – хранить 50 лет |
| Налоговые документы | |||
| Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
|
| Налоговые декларации по всем видам налогов и сборов | 5 лет | 5 лет |
|
| Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) | — | 75/50 лет | Ранее прямой нормы для расчетов по страховым взносам не было. Перечень N 558 предусматривал сроки хранения только для расчетных ведомостей по взносам в ФСС: – квартальные – 5 лет; – годовые – постоянно |
| Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения | 5 лет | 5 лет |
|
| Книги учета доходов и расходов при применении УСН | постоянно | 5 лет |
|
| Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом | — | 5 лет |
|
| Трудовые договоры | |||
| Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении | 75 лет | 75/50 лет | Срок их хранения теперь также будет зависеть от даты окончания делопроизводства по таким документам: – до 01.01.2003 – хранить 75 лет, – после 01.01.2003 – хранить 50 лет |
| Документы по отпускам | |||
| График отпусков | 1 год | 3 года |
|
| Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
|
| Первичные документы | |||
| Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы: – кассовые документы и книги, – банковские документы, – корешки денежных чековых книжек, – ордера, – табели, – извещения банков и переводные требования, – акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, – квитанции, накладные и авансовые отчеты, – переписка | 5 лет | 5 лет | Общий срок хранения не изменился, но в случае возникновения споров, разногласий документы нужно будет хранить до принятия решения по делу |
| Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты, обязательства, переписка) | 5 лет | 5 лет | Общий срок хранения не изменился, но применяется он только при условии погашения долга. Если задолженность не погашена и через 5 лет после образования, документы нужно продолжать хранить |
| Бухгалтерская отчетность | |||
| Бухгалтерская отчетность – годовая | Постоянно | Постоянно | Ранее предусматривался срок хранения квартальной отчетности – 5 лет, а ежемесячной – 1 год. Теперь такие виды отчетности объединены в промежуточную |
| – промежуточная | 5 лет / 1 год | 5 лет |
|
